Nur durch den Einsatz der Digitalen Signatur kann technisch festgehalten werden, dass ein bestimmtes Dokument zu einer bestimmten Entität gehört und nicht manipuliert wurde.
Je nach Signaturgesetzgebung im entsprechenden Einsatzland gilt die Signatur auch als Ersatz der eigenhändigen Unterschrift auf einem Dokument (in DE nur bei qualifizierter Signatur siehe Elektronische Signaturen in Unternehmen). Für den Einsatz der Digitalen Signatur in Dokumenten ist ein X.509 Zertifikat nötig, für das die EKU „Document Signing“ freigegeben ist (siehe Zertifikatsattribute)
Digitale Signatur in Office-Dokumenten
Office Dokumente können entweder nicht sichtbar oder sichtbar mit einer Signaturzeile digital signiert werden. Sobald ein Dokument signiert wurde, ist der Inhalt schreibgeschützt und kann nicht mehr abgeändert werden, ohne die Signatur zu zerstören.
- Bei der nicht sichtbaren Signatur wird das Signatursymbol schlicht in der Statuszeile des Dokuments angegeben
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Bei der sichtbaren Signatur können ein oder mehrere Signaturzeilen in das Dokument eingefügt werden. Die Signaturzeile wird dann mit dem Zertifikat signiert, weiterhin kann eine Grafik mit der eigenen Unterschrift eingefügt bzw. direkt auf einem Tablet unterschrieben werden. Man kann das Dokument auch mit dem Auftrag zur Signaturerstellung manuell an den Empfänger weiterleiten. Mithilfe von Microsoft Sharepoint sind auch automatisierte Workflows zur Signaturerstellung möglich.
Digitale Signatur in PDF Dokumenten
Auch PDF Dokumente können digital signiert werden. Mit Adobe Acrobat Reader ist die Signatur eines Dokuments aber nur möglich, wenn das PDF mit Signaturzeile vorher mit einer Adobe Acrobat Professional Version erstellt wurde. Als PDF Alternative bietet sich unter anderem der günstigere Nitro PDF Professional an, der PDF Dokumente jeglicher Art signieren kann.
